চিঠিপত্র

চিঠিপত্র দৈনন্দিন প্রয়োজন সাধনের কাজে লাগে বলে তার ,প্রকাশ ভঙ্গিতে, রীতি পদ্ধতিতে দক্ষতার পরিচয় দিয়ে আকর্শনীয় করে তুলতে হবে

চিঠি লেখার সময় যে সব দিক সম্পর্কে সচেতন থাকতেন থাকতে হবে সে সব হল:

চিঠির বক্তব্য সুস্পস্ট হতে হবে ।

সহজ সরল ভাষায় চিঠি লিখতে হবে ।

প্রকাশ ভঙ্গি হবে আকর্ষণীয়।

চিঠি লেখার পদ্ধতি মেনে চলতেহবে ।

হাতে লেখা চিঠিতে হস্তাক্ষর সুন্দর হ ওয়া উচিত ।

খামের নাম ঠিকানা স্পষ্টাক্ষরে লিখতে হবে।

চিঠিতে নিম্নলিখিত বিষয়গুলো অর্ন্তভুক্ত থাকবে:

চিঠি লেখার স্থান ।

চিঠি লেখার তারিখ ।

প্রেরক –প্রাপক সম্পর্কের ভিত্তিতে প্রাপককে সম্বাধন ও প্রাথমিক সম্ভাষন ।

বিষয়বস্তু ।

চিঠির সমাপ্তিমূলক।

লেখকের নাম

চিঠির খামের শিরোনামে প্রাপকের নাম-ঠিকানা।

চিঠির বিভিন্ন অংশ

চিঠির ওপরের অংশ মঙ্গল সূচক শব্দ।

চিঠির ওপরের অংশের ডান কোনে স্থানের তারিখ ।

চিঠির ওপরের অংশের বাম দিকে প্রাপকের উদ্দেশে সম্বোধন।

চিঠির বক্তব্য বিষয়।

চিঠির শেষে ডান দিকে লেখকের স্বাক্ষর ও ঠিকানা।

চিঠির শিরনাম।

এই অংশ কয়টি চিঠির আনুষ্ঠানিকতা চিঠি লেখার বেলায় এগুলো মানতে হবে ।তবে চিঠির বৈচিত্র্যের প্রেক্ষিতে এসব বিষয় ও ভিন্ন রকম হতে পারে ।

মঙ্গলসূচক শব্দ:

ব্যক্তিগত চিঠিতে মঙ্গল সূচক শব্দ ব্যবহারের রীতি প্রচলিত আছে, ব্যবহারিক পত্রে তার আবশ্যকতা নাই। আগের দিনে এসব মঙ্গলসূচক শব্দ চিঠিতে ব্যবহৃত হত। এখনকার পুরান ঢংয়ের চিঠিতে এসবের ব্যবহার দেখা যেতে পারে । মঙ্গল সূচক শব্দ ব্যবহারে মুসলিম ও হিন্দু -রীতি নামে দুটো রীতি লক্ষ্য করা যায় । কোন কোন ক্ষেত্রে শব্দের ব্যবহারে স্বাতন্ত্র্য থাকার জন্য মুসলিম ও হিন্দু লেখক নিজস্ব রীতির শব্দ ব্যবহার করে থাকে । অন্য ধর্মাবলম্বীর বেলায় তেমনি স্বতন্ত্র শব্দ ব্যবহার পারে । মুসলিম রীতিতে ইয়া রব ,ইয়া আল্লাহ,আল্লাহুআকবর, এলাহি ভরসা ,৭৮৬ ইত্যাদি ব্যবহৃত হয়। হিন্দু রীতিতে আছে ওঁ’,ওম,শ্রী শ্রী র্দুগা হরি সহায় ,সরস্বৈত্যে নম: ইত্যাদি শব্দ ।

চিঠি লেখার স্থান ও তারিখ :

চিঠির ওপরের অংশের কোণে চিঠি লেখার স্থান ও তারিখ উল্লেখ করার রীতি প্রচলিত আছে । ব্যক্তিগত ও সামাজিক চিঠি এ ধরনের স্থান ও তারিখ নির্দেশিত থাকে । আবার কখনও কখনও চিঠির মূল বক্তব্যের শেষে ইতি দিয়ে তারিখ উল্লেখ করা হয় । নামের নিচে ও অনেকে তারিখ ঊল্লেখ করে।কখন ও পত্রের নিচের দিকে বাঁ পাশে ও তারিখ লেখা হয় । আবেদনপত্রে ও স্মারকপত্রে এ ধরনের স্থান -তারিখের ঊল্লেখ থাকে । অফিসের চিঠিতে ওপরের অংশে চিঠির নম্বর ও তারিখ থাকে।

চিঠির সম্বোধন :

চিঠি পত্রে বক্তব্য বিষয় লেখা শুরুর আগে বাম দিকে প্রাপকের ঊদ্দেশে সম্বোধন সূচক কথা লিখতে হয় । এতে মুসলিম ও হিন্দু রীতির মধ্যে পার্থক্য আছে। পত্র প্রেরক ও প্রাপকের সম্পর্ক ও বয়সের প্রেক্ষিতে এই সম্বোধন ভিন্ন ভিন্ন হয়ে থাকে । মুসলিম রীতিতে শ্রদ্ধাভাজন ব্যক্তিকে ‘পাক জনাবেষু,বখেদমতেষু ,ইত্যাদি এবং হিন্দু রীতিতে শ্রদ্ধেয় ব্যক্তিকে ‘শ্রীচরণেষু ,শ্রীচরণকমলেষু’পূজনীয়’ ইত্যাদি শব্দ প্রয়োগকরা হয়। বয়সের দিক থেকে ছোটদের সম্বোধনে মুসলিম রীতিতে দোয়াবরেষু, এবং হিন্দু রীতিতে কল্যাণীয়েষু, স্নেহাস্পদ’ইত্যাদি লিখতে হয় । বন্ধুবান্ধবের প্রতি বন্ধুবর’ প্রিয় ,প্রিয়বেরষু,সুহৃদয়েষু ,ইত্যাদি শব্দ লেখার রিতি আছে।

চিঠির বক্তব্য:

চিঠির সম্বোধনের পর মূল বক্তব্য উপস্থাপন হয় ।এটাই চিঠির সবচেয়ে প্রয়োজনীয় দিক। বক্তব্য স্পষ্টভাবে সুশৃঙ্খলরূপে এখানে বিধৃত হবে । বক্তব্যের সূত্রের ধারাবাহিকতা রক্ষার প্রয়োজনে বিভিন্ন অনুচ্ছেদে বক্তব্য বিষয় বিন্যস্ত হতে পারে ।

পত্র লেখকের স্বাক্ষর :

চিঠির বক্তব্য লেখা শেষ করার পর নিচে ডান দিকে লেখকের নাম স্বাক্ষর করতে হয় । কেউ বাম পাশেও সাক্ষর করে । চিঠির শেষাংশে ব্যক্তিগত কুশলাদি প্রকাশ করে দু-একটি কথা লেখা হয়। লেখকের সাথে সম্পক ও বয়সের প্রক্ষিতে পৃথক মুসলিম ও হিন্দুরীতির নিম্নরূপ শব্দ ব্যবহারের নিদশন রযেছে:

গুরুজনেরপ্রতি:স্নেহের ,খাকসার ,প্রণত,সেবক,স্নেহভাজন ইত্যাদি।

ছোটদের প্রতি :আশীবাদ ,শুভাথী,তোমার ইত্যাদি।

বন্ধুবানধবের প্রতি:প্রীতিমুগ্ধ, তোমার ,ইত্যাদি।

সাধারণ:আপনার বিশ্বস্ত ,নিবেদক ইত্যাদি।এসব শব্দ ব্যবহারে ওবৈচিত্র্য আছে।

চিঠির শিরোনাম:

চিঠি খামে ভরে প্রাপকের কাছেপাঠাতে হয়্।তাই খামের ওপরে প্রাপকের পূর্ন নাম ঠিকানা লেখা দরকার -যাতে প্রাপককে খুঁজে বের করতে কোন অসুবিধা না ঘটে ।খামের ওপরের অংশে ডান দিকে প্রয়োজনীয় ডাকটিকেট লাগাতে হয়।এইডাকটিকিটের নিচের অংশে প্রাপকের নাম ,ঠিকানাআর চিঠিরখামে নিচের বাম দিকে প্রেরকের নাম,ঠিকানা লিখতে হয় । প্রাপকের নাম লেখার সময় জনাব, মৌলভী, মি:, শ্রীযুক্ত, শ্রীমান, শ্রীমতী, ইত্যাদি শব্দ ব্যবহার করা দরকার । অবশ্য নামের আগে শুধু জনাব, লেখার সরকারী নির্দেশ রয়েছে। পোস্টকার্ড নির্দিষ্ট স্থানে লেখতে হয়।

প্রতিবেদন:

প্রতিবেদন বলতে কোন নির্দিষ্ট বিষয় সম্পর্কে প্রয়োজনীয় তথ্যানুসন্ধান ভিত্তিক বিবরণী বোঝায়। কোন ঘটনা, তথ্য বা বক্তব্য সম্পকে সুচিন্তিত বক্তব্য প্রদানই প্রতিবেদন। প্রতিবেদন কথাটি ইংরেজি রিপোর্ট কথাটির বাংলা পারিভাষিক শব্দ। তবে প্রতিবেদন কথাটির পাশাপাশি ইংরেজি রিপোর্ট শব্দটি ও বাংলা ভাষায় প্রচলিত আছে। প্রতিবেদন রচনাকারীকে বলা হয় প্রতিবেদক। সাধারনত প্রতিবেদকের দায়িত্ব হল কোন বিষয়ের তথ্য উপাত্ত, সিদ্ধান্ত, ফলাফল ইত্যাদি খুঁটিনাটি অনুসন্ধানের পর বিবরণী তৈরি করে কোন ব্যক্তি, প্রতিষ্ঠন বা কোন কতৃপক্ষের বিবেচনার জন্য পেশ করা।

প্রতিবেদন বিশেষ বিষয় বা কাজের বিশ্লষনী র্বণনা প্রকাশ পায়। প্রতিবেদনে কাজের নির্দেশ, পরামর্শ, সিদ্ধান্ত ইত্যাদি সম্পর্কে ও মন্তব্য করা হয়। প্রতিবেদন বিশেষ কৌশল বা পদ্ধতি অবলম্বনে রচিত বিবৃত বা বিবরণী বোঝায়। তথ্যগত ও সত্যনিষ্ঠ বিবরনীই প্রতিবেদন। প্রতিবেদন হলো কয়টি সুসংগঠিত তথ্যগত বিবৃতি যা কোন বক্তব্য সম্বন্ধে সংক্ষিপ্ত অথচ সঠিক বর্ণনা বিশেষ। একে যথেষ্ট সতর্কতা, পর্যবেক্ষণ, পর্যালোচনা, গবেষনা ও বিচার বিশ্লেষণের পর তৈরি করতে হয়। প্রতিবেদনের মাধ্যমে কোন বিষয়ে পুন:উপস্থাপন করা হয়ে থাকে ।

প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য:

প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য হল নির্দিষ্ট কোন বিষয়বস্তু সর্ম্পকে কর্তৃপক্ষকে সুস্পষ্টভাবে অবহিতকরা। এর বক্তব্য হবে নিরপেক্ষতার বৈশিষ্ট্য অনুসারী।এতে জটিল বিষয়ের ব্যাখ্যা থাকবে। প্রতিবেদনে কোন বিষয় সম্পর্কে মতামত প্রকাশ করা হয়। প্রতিবেদন কাজের সমন্বয় সাধন ও সিদ্ধন্ত গ্রহনে সহায়তা করে।

প্রতিবেদনের বৈশিষ্ট্য:

প্রতিবেদন হতে হবে নির্দিষ্ট কাঠামো সম্বলিত এবং নিয়মানুযায়ী তা রচিত হতে হবে। কোন নির্দিষ্ট ঘটনা অবলম্বনে তা লিখতে হয় এবং তার বক্তব্য হবে যুক্তি যুক্ত প্রতিবেদন নিরপেক্ষভাবে রচনা করতে হয় এবং তাতে লেখকের ব্যক্তিগত আবেগের স্থান লাভের কোন সুযোগ নেই। প্রতিবেদনের বক্তব্যের সমাপ্তি ঘটবে উপসংহার ও সুপারিশের মাধ্যমে।

প্রতিবেদন রচনায় অনুসরণীয় বৈশিষ্ট্যগুলো:

সুনির্দিষ্ট কাঠামো:

কোন প্রতিবেদন প্রণয়নকালে একটি নির্দিস্ট কাঠামো অনুসারে করতে হয়। এতে থাকবে একটি শিরোনাম, প্রাপকের নাম-ঠিকানা, আলোচ্যবিষয়ের সূচিপত্র, বিষয়বস্তু, তথ্যপঞ্জি, স্বাক্ষর, তারিখ ইত্যাদি।

সঠিক তথ্য:

প্রতিবেদন রচিত হবে সঠিক তথ্যের ওপর ভিত্তি করে। কথ্যানুসন্ধান ই হল প্রতিবেদনের প্রধান কাজ। সেজন্য তথ্যের যথার্থতার ওপর বিশেষ গুরুত্ব প্রদান করতে হবে।

সম্পূর্ণতা:

প্রতিবেদন যেসব তথ্য পরিবেশিত হবে তা হতে হবে নির্ভুল সম্পূর্ণ ওনির্ভরযোগ্য।

স্পষ্টতা:

প্রতিবেদনের বক্তব্যের মধ্যে স্পষ্টতা থাকবে যাতে বক্তব্য বিষয় সম্পর্কে সুস্পষ্ট ধারনা লাভ সহজ হয়।

সংক্ষিপ্ততা:

প্রতিবেদন হবে বাহুল্যবর্জিত ।বক্তব্য হবে সুনির্বাচিত এবংকোনঅনাবশ্যক বক্তব্য সংযোজিত হতে পারেনা

সুন্দর উপস্থাপনা:

প্রতিবেদনের উপস্থাপন হবে আকর্র্ষণীয় ।এরবক্তব্য সহজ সরল ভাষায় প্রকাশ পায়।

সুপারিশ:

প্রতিবেদনে উপসংহারে সুপারিশ সংযোজন করতে হবে যাতে উপযুক্ত কর্তৃপক্ষ সমস্যা সম্পর্কে সিদ্ধন্ত গ্রহন করতে পারে ।

প্রতিবেদনের প্রকারভেদ:

প্রতিবেদন নানান প্রকার হয়ে থাকে।বিষয়ের বৈচিত্র্য অনুযায়ী প্রতিবেদনের ওবৈচিত্র্য অনুযায়ী প্রতিবেদনেরো বৈচিত্র্যের সৃষ্টি হয়।বিভিন্ন প্রকার প্রতিবেদনের মধ্য উল্লেখযোগ্য হল:রীতিসিদ্ধ বা ফর্মাল প্রতিবেদন, রিতিবিরুদ্ধ বা িনফর্মাল প্রতিবেদন, নিয়মিত প্রতিবেদন, সাময়িক প্রতিবেদন, বিশেষ প্রতিবেদন, নির্বাহীপ্রতিবেদন, প্রার্থিত প্রতিবেদন, অপ্রার্থিত প্রতিবেদন, কোম্পানিপ্রতিবেদন ইত্যাদি ।এছাড়া ও আছে সংগঠনের প্রতিবেদন, সরকারি প্রতিবেদন, সংবাদপত্রের প্রতিবেদন ইত্যাদি।

প্রতিবেদনের প্রয়োজনীয়তা:

প্রশাসনিক কার্যক্রম ব্যবসা -বানিজ্য, আইন আদালতো অন্যান ক্ষেত্রে প্রতিবেদনের বিশেষ গুরুত্বো প্রয়োজনীয়তা রয়েছে। আগে সাধারনত বিভিন্ন পত্র পত্রিকায় প্রকাশিত বিবরণীকেই প্রতিবেদন বলে অবহিত কলা হয়েছে বা হত। কিন্তু বর্তমান কালে সমাজ জীবনের বিচিত্র জটিলতার প্রেক্ষিতে নানা জাতের প্রতিবেদনের গুরুত্ব বেড়েছে । এর উপযোগিতা মানুষের দৈনিক জীবনে ওব্যাপকভাবে বৃদ্ধি পেয়েছে।প্রতিবেদন থেকে আলোচিত বিষয় সম্পর্কে খুঁটিনাটি তথ্য অবগত হ ওয়া যায়।প্রতিবেদনের মাধ্যমে কোন বিষয়ে পরি কল্পনা গ্রহন, সংগঠন, নির্দেশনা, নিয়ন্ত্রণ, ফলাফল নিরূপণ, সমন্বয় সাধন ইত্যাদি কাজে সহায়তা পাওয়া যায়্ ।

প্রতিবেদনের বিভিন্ন অংশ :

প্রতিবেদনের তিনটি অংশ হল :১।প্রারম্ভিক অংশ ২।প্রধানঅংশ ৩।পরিশিষ্ট।

প্রারম্ভিক অংশ:

প্রতিবেদনের প্রারম্ভিক অংশে থাকে প্রতিবেদনের মুল শিরনাম ।প্রাপকের নাম ঠিকানা, সূত্র বিষয়ের সংক্ষিপ্ত সার নির্দেশক কথা।

প্রতিবেদনের প্রধান অংশ:

প্রতিবেদনের প্রধান অংশে থাকে বিষয় সম্পর্কে ভূমিকা, মূলপ্রতিবেদন, উপসংহার ও সুপারিশ।

পরিশিষ্ট অংশ:

প্রতিবেদনের পরিশিষ্টে থাকে তথ্য নির্দেশ, গ্রন্থ বিবরণী, কমিটির তালিকা ও আনুসঙ্গিক বিষয়াদি। প্রতিবেদন রচনার পদ্ধতি সম্পর্কে অবহিত থাকলে উত্তম প্রতিবেদন প্রণয়ন করা সম্ভব।এসব পদ্ধতির মধ্যে আছে প্রতিবেদনের আকার, শ্রেণী, বৈশিষ্ট্য, রীতিনীতি ও বিন্যাস।

প্রতিবেদনের আকার সম্পর্কে সুনির্দিষ্ট কোন সীমাবদ্ধতা নেই। বিষয়ের গুরুত্ব ও পরিধি অনুসারে তা ছোট হতে পারে, বড়ও হতে পারে। ছোট আকারের প্রতিবেদনে শিরনাম, বিষয়বস্তু সুপারিশ ও উপসংহার থাকে।বড় প্রতিবেদন পুস্তককারে হতেপারে এবং তাতে বিভিন্ন প্রকারের সারণি, চিত্র, নকশা, ছক, পরিশিষ্ট, তথ্যনির্দেশ ইত্যাদি সহ বর্ণনা ও ব্যাখ্যা সংযুক্ত করা হয়।

সার্থক ভাষনের বৈশিষ্ট্য

বিষয় বস্তু সম্পর্কে সুস্পস্ট ধারনা

কোন বিষয় সম্পর্কে উত্তম ধারনা না থাকলে সে বিষয়ে ভাল ভাষন দেয়া যায় না। বক্তাকে তার বক্তব্যের বিষয়ে গভির জ্ঞান অর্জন করতে হবে।

বক্তব্যের ধারাবাহিকতা:

ভাষনের মধ্যে বিষয়কে পূর্বাপর সামঞ্জস্য রক্ষা করে ধারাবাহিকভাবে ও সুসৃঙ্খলতার সাথে উপস্থাপন করতে হবে। বিষয়ের বিভিন্ন সূত্রের গুরুত্ব বিবেচনা করে ধারাবাহিকতা সাজাতে হবে।

ভাবের সংগতি:

ভাষনের বক্তব্য অবশ্যই বিষয়ের সাথে সংগতিপূর্ণ হতে হবে।

পূনরুক্ত বর্জন:

একই কথা বারবার বললে শ্রোতারকাছে তা ভালো সোনায় না,শ্রোতার ধয্যচ্যুতি ঘটায়।

সূচনা ও উপসংহার:

ভাষনে থাকবে আকর্ষনীয় সূচনা এবং পরিতৃপ্তকর উপসংহার

যুক্তি, উপমা ও উদ্ধৃতির প্রয়োগ:

ভাষনের বিষয় আলোচনার জন্য প্রয়োজনে যুক্তির অবতারনা করতে হবে। উপমা ও উদ্ধৃতির সঠিক প্রয়োগে বক্তব্যকে স্পস্ট ও হৃদয়গ্রাহী করতে সক্ষম হতে হবে।

বক্তব্যে আন্তরিকতা:

ভাষনে বক্তার আলোচ্যবিষয় সম্পর্কে আন্তরিকতা ফুটে উঠতে হবে। যা বলা হবে তা সম্পর্কে আস্থাশীল থাকতে হবে, কোন দিধা-দ্বন্দ থাকতে পারবে না।

ভাষা নির্বাচন:

বিষয়বস্তু উপযোগি ভাষা নির্বাচন করতে হবে।

ভাষারীতি:

ভাষনের ভাষা হবে চলিত রীতি।

ভাষার বোধগম্যতা:

সহজ সরল ভাষা ব্যবহার করতে হবে। শ্রোতার শিক্ষার মান বিবেচনা করে ভাষার প্রয়োগ করতে হবে।

আবেগময় ভাষার পরিমিতবোধ:

ভাষনে আবেগ-উচ্ছ্বাস প্রকাশে সংযত হতে হবে। শ্রোতার মনে প্রভাব বিস্তারে আবেগের প্রয়োজন হতে পারে তবে বহুল্য বর্জন করতে হবে।

রসবোধ:

ভাষনের প্রকাশভঙ্গিতে রসের সঞ্চার করতে হবে। হাস্যরস,রম্যকৌতুক ব্যবহারে পরিমিতবোধ থাকতে হবে।

বাচনভঙ্গি:

ভাষনের সুষ্ঠ উপস্থাপনের জন্য আকর্ষনীয় বাচনভঙ্গির প্রয়োজন।